Afgelopen maart vertelde mijn collega Yeliz u wat u als werkgever moet doen wanneer uw werknemer met een contract voor bepaalde tijd ziek uit dienst gaat. U leest haar blog hier. In dit blog neem ik u op basis van een casus mee in de begeleiding van een zieke werknemer met een contract voor onbepaalde tijd. Wat moet u doen om deze werknemer tot aan de zogenoemde ‘WIA poort’ te begeleiden?

Voor een zieke werknemer met een contract voor onbepaalde tijd heeft u als werkgever een loondoorbetalingsverplichting van 104 weken. In deze periode moet u er als werkgever samen met de zieke werknemer alles aan doen om de werknemer te laten re-integreren. Het UWV geeft u hierin alle informatie in de Werkwijzer Poortwachter en de Quick Start Werkwijzer Poortwachter. Op onze website vindt u tevens antwoorden op veel gestelde vragen.

Het eerste ziektejaar

Jolanda werd een jaar geleden ziek. In het begin was het voor haar en haar werkgever Fred onduidelijk hoelang Jolanda arbeidsongeschikt zou zijn. Het begon met onduidelijke klachten maar na diverse onderzoeken bleek dat de weg naar herstel een langdurige kwestie zou worden. Jolanda en Fred bleven goed in contact. Jolanda werkte de eerste paar weken een aantal dagen een aantal uurtjes per dag in goed overleg met Fred. Dat was voorlopig het maximaal haalbare. Als casemanager had ik regelmatig contact met beiden om (vanuit de verlengde arm van de bedrijfsarts) te begeleiden in het re-integratietraject. Gedurende het hele ziektetraject blijf ik dit doen.

Rond de 6 weken werd de bedrijfsarts ingeschakeld. De bedrijfsarts maakte een Probleemanalyse op en gaf zijn advies voor verdere opbouw in uren en taken, waarbij er rekening gehouden moest worden met de mogelijkheden en ook met de beperkingen van Jolanda. Fred en Jolanda maakten binnen de 2 weken volgend op het advies een Plan van Aanpak. Ze spraken samen op basis van het advies concreet af welke uren Jolanda zou werken en wat hierin haar (aangepaste) werkzaamheden konden zijn.

In de periode na het Plan van Aanpak:

• evalueerden Fred en Jolanda samen geregeld de voortgang en deden aanpassingen waar nodig.
• schakelde ik als casemanager met regelmaat de bedrijfsarts in voor een vervolgadvies.
• werden de werkzaamheden al naar gelang het advies van de bedrijfsarts aangepast en kon Jolanda voor een deel haar volledige eigen werk doen.
• gaf Fred in de loop van het proces telkens de loonwaarde aan welke Jolanda economisch voor hem vertegenwoordigde met haar werkzaamheden. Deze loonwaarde gaf alle partijen een goed inzicht in de opbouw en eventuele stagnatie.
• gaf Fred deze loonwaarde ook aan zijn verzekeraar door, waardoor deze de claim voor de daadwerkelijk geleden schade telkens kon uitkeren.
• werd in de 42e week aan het UWV de melding van het langdurige verzuim van Jolanda gedaan (dit betreft een verplichte melding).

Cruciale fase rond het eerste ziektejaar

In deze fase van het proces is het cruciaal om na te gaan wat de verwachting van het verdere verloop van het verzuim en herstel zullen zijn. Heeft een werknemer ‘Geen Benutbare Mogelijkheden’  voor werk (volgens de daarvoor geldende eisen) dan gaat de begeleiding door op de eerder beschreven manier totdat er eventueel weer mogelijkheden zijn. Heeft een werknemer (marginale) mogelijkheden, dan dienen verdere stappen gezet te worden. Ik vertel deze stappen verderop in de casus. In sommige gevallen kan het zo zijn dat uit het advies van de bedrijfsarts blijkt dat werknemer niet meer terug kan keren in het eigen werk. Is dit het geval dan zal, eventueel eerder dan hieronder in de casus beschreven, een arbeidsdeskundig onderzoek ingezet moeten worden om na te gaan welke mogelijkheden er voor de werknemer zijn. Is de werknemer bezig met een opbouw naar volledig herstel voor eigen uren en taken, dan wordt er, mits zonder stagnatie en binnen afzienbare tijd, toegewerkt naar de betermelding.

Jolanda werkte na de genoemde 42 weken 4 uur per dag in haar eigen werk en 1 uur per dag in aangepast werk. Om alle kansen voor re-integratie te blijven benutten was het nodig dat er verder onderzoek werd gedaan. De bedrijfsarts werd ingeschakeld voor het opmaken van een FML, een Functionele Mogelijkheden Lijst. Dit is een tool voor de bedrijfsarts waarin deze de medische situatie vertaalt naar de belastbaarheid van de werknemer (op basis van een aantal aandachtsgebieden). Ook kan hierin een urenbeperking aangegeven worden. Indien dit van toepassing is. De FML was de grondslag voor het arbeidsdeskundig onderzoek dat hierop volgde. De arbeidsdeskundige is de specialist en onderzocht de 4 gebieden welke noodzakelijk zijn voor het eventuele benutten van alle re-integratiekansen (aan de WIA poort zal duidelijk moeten zijn dat ook alle kansen tijdig onderzocht en benut zijn). De arbeidsdeskundige onderzocht 4 gebieden voor mogelijkheden:

1. Het eigen werk
2. Het eigen aangepast werk
3. Ander werk bij de eigen organisatie
4. Ander werk buiten de organisatie
   

Jolanda had mogelijkheden in alle 4 de gebieden op basis van haar belastbaarheid. Het uiteindelijke doel was en is volledige hervatting naar het eigen werk.

Alle mogelijkheden onderzoeken en re-integratiekansen benutten

Uit het Arbeidsdeskundig onderzoek kwam het advies om daarom een zogenoemde 2-sporenbeleid te gaan volgen. Jolanda blijft opbouwen in haar eigen werk. Daarnaast moet Jolanda echter ook de mogelijkheid voor eventueel werk buiten de organisatie gaan onderzoeken, het 2e Spoor. Hierin zal ze begeleid worden door een re-integratiebureau waar wij een samenwerking mee hebben, zodat we kwaliteit, processtappen en adequate verslaglegging kunnen waarborgen. In dit proces zullen met Jolanda haar mogelijkheden, CV en sollicitatievaardigheden en sollicitaties ingezet worden.

Voor werkgevers zijn het Arbeidsdeskundig onderzoek en de inzet van een 2e Spoor Traject dure aangelegenheden. Dat realiseren wij ons telkens weer. Worden deze zaken echter niet tijdig en adequaat ingezet dan zal het UWV onder andere hierop bij de WIA keuring kunnen concluderen dat werkgever niet voldoende heeft gedaan voor de re-integratie van werknemer en kan daarom een loonsanctie opleggen. Hierdoor wordt een 3e jaar loondoorbetaling verplicht. Meestal is dat veel duurder dan de vereiste investering. Werkgevers vragen nog wel eens of deze investeringen ook op een later moment kunnen als de re-integratie stagneert of zelfs terugvalt. Dán pas starten zal echter door het UWV gesanctioneerd worden naar alle waarschijnlijkheid (te laat ingezet).

Uit het arbeidsdeskundig onderzoek kan geconcludeerd worden dat een zieke werknemer dusdanig goed opbouwt naar eigen werk dat de opbouw zal eindigen in een volledige betermelding voor eigen werk binnen 1 jaar en 3 maanden. De conclusie zal dan kunnen zijn dat, mits er geen stagnatie optreedt, verdere stappen niet nodig zijn (bijvoorbeeld een 2e Spoor traject). Middels een deskundigen oordeel (DO) kan de werkgever bij het UWV laten toetsen of tot dat moment voldoende gedaan wordt aan de re-integratie.  Dit zal door ons geadviseerd worden als wij dit nodig achten. Of u zet dit DO bijvoorbeeld in als werknemer zich niet of niet voldoende inspant (zie ook de Quick Start van het UWV voor de mogelijkheden om re-integratie inspanningen te bewerkstelligen)

Evaluatie van het eerste jaar, een wake up call

In overleg met Fred is de Arbodeskundige ingezet voor het opmaken van de vereiste Eerstejaarsevaluatie. Dit is een belangrijk evaluatiemoment. Fred en Jolanda hebben samen vastgesteld waar zij nu staan in het proces en onze Arbodeskundige heeft toe kunnen lichten wat er in het 2e jaar en de daarop volgende jaren zal gebeuren en wat bijvoorbeeld de financiële gevolgen kunnen zijn voor werkgever en werknemer. Vaak is dit een wake up call.

• In het 2e ziektejaar zal de casemanager ook continue begeleiden en bijsturen waar het nodig is.
• De bedrijfsarts zal geregeld ingezet worden om de belastbaarheid te blijven toetsen.
• Bij wijzigingen in belastbaarheid zullen ook hier weer de benodigde stappen gezet worden.
• Fred en Jolanda zullen met regelmaat moeten blijven evalueren hoe de re-integratie verloopt.
• De rapportages van het 2e Spoor zullen door de casemanager gecontroleerd worden op tijdigheid en inhoud.

Na 2 jaar nog ziek

Mocht Jolanda nog ziek zijn na 2 jaar, dan:

• zal er tijdig een Actueel Oordeel gegeven moeten worden door de Bedrijfsarts.
• zullen Fred en Jolanda hierna samen een eindevaluatie moeten opmaken.
• zal vóór de 93e week de WIA aangevraagd moeten worden.
• zal de casemanager het re-integratiedossier samenstellen en de medische informatie naar Jolanda opsturen.
• zal met Fred overlegd worden hoe en door wie de WIA aanvraag tijdig gedaan zal worden (ook voor Fred is het belangrijk dat de WIA aanvraag goed en tijdig gedaan wordt om een sanctie te voorkomen).

Na de genoemde 104 weken kan de loondoorbetaling van Fred aan Jolanda stoppen en zal de uitbetaling en begeleiding overgenomen worden door het UWV. Met Fred zullen wij overleggen op welke wijze het dienstverband beëindigd kan worden met Jolanda. Ontslagvergunning, vaststellingsovereenkomst en bijvoorbeeld een transitievergoeding. Hierover zullen wij u meer vertellen in een volgende blog.

Wilt u de verschillende stappen van deze 104 weken overzichtelijk in beeld? Download dan onze leaflet ‘ Onze Werkwijze ‘ . Uiteraard helpt u vaste casemanager u bij alle te nemen stappen en adviseert hij/zij u in uw specifieke situatie.