Veelgestelde vragen

U kunt zelf een nieuw wachtwoord aanmaken door in het inlogscherm op de link ‘Wachtwoord vergeten’ te klikken.

Het is noodzakelijk dat uw personeelsgegevens minstens 5 dagen voor de ingangsdatum van de overeenkomst ingevoerd zijn in het systeem. Hiermee voorkomt u dat wij een ziekmelding niet (op tijd) in behandeling kunnen nemen. Uw personeelsgegevens voert u zelf in, in het systeem.

Hoe kan ik personeelsgegevens invoeren in het systeem? 
U kunt de personeelsgegevens zelf invoeren in het systeem. Hiervoor zijn twee manieren. Handmatig per werknemer of meerdere medewerkers tegelijk via een upload van een CSV bestand. Download hier de handleiding voor het uploaden van medewerkers met een CSV bestand.

Het sjabloon voor het maken van het CSV bestand vindt u hier.

U kunt uw gebruikersnaam opvragen bij het bedrijfsbureau. Bel 0548 533 525 of mail naar bedrijfsbureau@assistverzuim.nl

Het is voor de verzuimbegeleiding maar ook voor de facturatie en naverrekening erg belangrijk dat de juiste personeelsgegevens in het Assist Verzuim Systeem (AVS).

Ook is het belangrijk dat alle medewerkers opgevoerd zijn in AVS en dat ex-medewerkers uit dienst worden gemeld.

Hoe u personeelsgegevens kunt muteren vindt u in deze handleiding. 

De wijzigingen vindt u in deze leaflet (PDF).

We hebben dat voor u overzichtelijk weergegeven op deze leaflet (PDF).

Ja. Al onze abonnementen en contracten voldoen aan deze wetgeving.

Vanaf 25 mei 2018 moet uw organisatie voldoen aan de nieuwe Europese privacywetgeving. Vanaf die datum gaat namelijk de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in. Uitgangspunt is dat organisaties niet meer persoonsgegevens mogen verwerken dan nodig. Ook moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor welke persoonsgegevens. In de markt is er de afgelopen tijd veel gesproken over de rol van de arbodienst. De centrale vraag is of de arbodienst verwerkingsverantwoordelijke of verwerker is. Op basis daarvan wordt bepaald of er een verwerkersovereenkomst afgesloten moet worden tussen de werkgever en de arbodienst. Uit onderstaand statement blijkt dat er geen verwerkersovereenkomst afgesloten hoeft te worden tussen Assist Verzuim en de werkgever. Assist Verzuim bepaalt net als de werkgever zelf het doel en de middelen van de gegevensverwerking. Beide partijen zijn verwerkingsverantwoordelijke en daarom is een verwerkersovereenkomst niet nodig. De huidige bewerkersovereenkomst (mei 2017) is hierdoor niet meer van toepassing.

Heeft u hier vragen over? Neemt u dan gerust contact op met uw casemanager.

Verwerkersovereenkomst is niet nodig bij advies werknemersvoorzieningen en-regelingen

Als werkgever hoeft u geen verwerkersovereenkomst te sluiten wanneer u een arbodienst inschakelt voor het treffen van regelingen ten aanzien van werknemers. Weliswaar verstrekt u hiervoor persoonsgegevens van medewerkers aan de arbodienst, maar daarmee is de arbodienst nog geen ‘Verwerker’ in de zin van de wet.

Dit blijkt uit de AVG[1] en de uitleg die het ministerie van Justitie en Veiligheid[2] hier aan geeft. Het enkele feit dat een derde partij in opdracht van een werkgever werknemersgegevens verwerkt, maakt hem nog niet tot een ‘Verwerker’. Een derde partij kan op grond van de privacyregelgeving namelijk ook de positie van een ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ hebben. Dit is het geval als het verwerken van de gegevens van de werknemers geen primaire opdracht is ten behoeve van de werkgever, maar logischerwijs voortvloeit uit van een vorm van dienstverlening die de derde partij aanbiedt. Deze situatie doet zich voor bij de dienstverlening van een arbodienst aan de werkgever bij het adviseren en bemiddelen bij regelingen voor werknemers.

Uiteraard is de arbodienst (als verwerkingsverantwoordelijke) onverminderd verplicht zeer zorgvuldig met de verkregen werknemersgegevens om te gaan in overeenstemming met de privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming. In het privacy statement op onze website kunt u nalezen hoe wij hier invulling aan geven.

[1] Algemene verordening gegevensbescherming, art. 4.7 en 4.8, pag. 33
[2] Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming, Ministerie Justitie en Veiligheid, pag. 33.

Ja, wij verzorgen de verzuimbegeleiding voor buitenlandse bedrijven gevestigd in Nederland. De voertaal is voornamelijk Engels.

Wij maken gebruik van een eigen bedrijfsarts maar huren ook bedrijfsartsen in.

Een Functionele Mogelijkheden Lijst (FML) is een instrument die de bedrijfsarts gebruikt. Hierin wordt uw medische situatie vertaalt naar een belastbaarheidsprofiel. U krijgt een afschrift van de FML maar deze is lastig te lezen. De FML vooral gebruik als input voor het arbeidsdeskundig onderzoek.

Heeft u vragen over uw FML? Dan raden wij u aan te wachten tot uw arbeidsdeskundig onderzoek, vaak wordt hierin alles duidelijk. Zo niet, stel uw vragen dan gerust aan de arbeidsdeskundige of uw inzetbaarheidsadviseur.

GMB (Geen Benutbare Mogelijkheden) is een diagnose die de bedrijfsarts kan stellen. Dit houdt in dat de werknemer geen mogelijkheden heeft om arbeid te verrichten. In dit geval adviseert de bedrijfsarts de werknemer om alle energie te steken in het herstellen. En de re-integratie uit te stellen.

Meer informatie over GBM vindt u in dit blog.

Ziekmelden (maar ook betermelden) gaat eenvoudig via ons Assist Verzuim Systeem. Op de website www.ziekmelden.nl vind u alle informatie over de ziekmelding.

In de arbodienstverlening betekent taakdelegatie dat een Bedrijfsarts bepaalde taken door andere professional kan laten uitvoeren. De Bedrijfsarts vormt hierbij met andere arboprofessionals een behandelteam, maar draagt hierbij altijd zelf de eindverantwoordelijkheid.

De Bedrijfsarts is een BIG-geregistreerde arts op het gebied van arbeid en gezondheid – bedrijfsgeneeskunde. Bedrijven kunnen de bedrijfsarts, meestal verbeteren van arbeidsomstandigheden.

De Praktijkondersteuner Bedrijfsarts (POB) is een specialist op gebied van werk en gezondheid. De POB is BIG-geregistreerd en is hierdoor bevoegd om medische zaken uit te vragen en te interpreteren. De POB is geen vervanging voor de bedrijfsarts maar neemt een aantal taken van de bedrijfsarts over op het gebied van verzuimbegeleiding, preventie en duurzame inzetbaarheid.

De Arbeidsdeskundige is een specialist op het gebied van re-integratie. Hij heeft uitgebreide kennis van de sociale, maatschappelijke, juridische en financiële aspecten van verzuim. De Arbeidsdeskundige zoekt naar mogelijkheden voor uw zieke werknemer om te re-integreren. Door bijvoorbeeld aanpassingen te doen op de werkplek. Het doel van de Arbeidsdeskundige is altijd om langdurige uitval te voorkomen en te zorgen voor een spoedige en verantwoorde terugkeer naar werk.

Een Bedrijfsmaatschappelijk Werker biedt emotionele ondersteuning en begeleiding aan werknemers bij persoonlijke en professionele uitdagingen, zoals stress, conflicten op de werkvloer of balans tussen werk en privé. Hij probeert  te achterhalen waardoor dit veroorzaakt wordt en biedt vervolgens begeleiding bij het anders aanpakken van de situatie. Eventueel kan een Bedrijfsmaatschappelijk Werker de werknemer doorverwijzen naar andere deskundigen, zoals bedrijfsartsen en psychologen.

De preventiemedewerker heeft een belangrijke taak die je er niet even bij doet. Hoe je invulling geeft aan deze taak is niet in een paar regels uit te leggen. In de Snelstartgids Preventiemedewerker staat veel informatie. Handige tools vind je op de website van inPreventie. Wij geven regelmatig trainingen voor de preventiemedewerker waarin praktische handvaten en bruikbare tips worden gegeven. De eerst volgende Training Preventiemedewerker is in maart 2018.

Er bestaan diverse trainingen voor de preventiemedewerker. Ook wij organiseren regelmatig een één-daagse training voor de preventiemedewerker. Hierbij geven we bruikbare tips  en praktische handvaten over effectiviteit, kosten en baten, en delegatie. Voor een vast tarief van 275 euro. U kunt zich aanmelden via deze website.

De Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is een document die inzicht geeft in de (gezondheids)risico’s in uw bedrijf. Daarnaast staat in een RI&E een plan voor het oplossen van deze risico’s.

De belangrijkste vragen en antwoorden over de RI&E vindt u in ons blog.

Voor alle bedrijven met personeel is een RI&E verplicht. Dit is vastgelegd in de Arbowet. De Inspectie SZW controleert hier op en deelt tegenwoordig hoge boetes uit.

De RI&E kunt u zelf opstellen.  Handige informatie hiervoor vindt u op de website van het Steunpunt RI&E. De toetsing moet u laten uitvoeren door een gecertificeerde arbodienst of deskundige. Wij kunnen u helpen bij het opstellen en toetsen van uw RI&E.

Alle risico’s in uw bedrijf komen aan bod. En dat is meer dan u in eerste instantie bedenkt. Lees hierover in ons blog. Of meldt u aan voor de workshopdag RI&E. U kunt dan workshops volgen die verder ingaan op specifieke aspecten van de RI&E zoals bijvoorbeeld psychosociale arbeidsbelasting of de preventiemedewerker.