Vanaf 25 mei 2018 moet uw organisatie voldoen aan de nieuwe Europese privacywetgeving. Vanaf die datum gaat namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in. Een van de eisen van de AVG: u moet een register van verwerkingsactiviteiten opstellen.

Waarom moet u een verwerkingsregister opstellen?

U moet kunnen aantonen dat u zich aan de nieuwe privacywetgeving houdt. Daarvoor moet u een overzicht bijhouden van gegevensverwerkingen die plaatsvinden onder uw verantwoordelijkheid. De Autoriteit Persoonsgegevens kan vragen om inzage in uw verwerkingsregister.

Wie moet een verwerkingsregister opstellen?

Vrijwel elke organisatie die structureel gegevens verwerkt, moet een verwerkingsregister opstellen en bijhouden. De verplichting geldt niet voor MKB’ers met minder dan 250 personen in dienst. Maar wel als:

  • de verwerking risicovol is voor de rechten en vrijheden van betrokkenen;
  • de verwerking structureel is;
  • het gaat om de verwerking van bijzondere of strafrechtelijke gegevens.

Deze uitzondering is dus maar zeer beperkt van aard.

Wat moet er in het verwerkingsregister staan?

De volgende zaken moet u opnemen in het verwerkingsregister:

  • naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
  • naam en contactgegevens van eventuele gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken
  • naam en contactgegevens van uw Functionaris Gegevensbescherming (wanneer u die heeft)
  • beschrijving van de categorieën van betrokkenen van persoonsgegevens
  • categorieën van ontvangers aan wie u de persoonsgegevens verstrekt
  • informatie over doorgifte van de persoonsgegevens aan derde landen
  • beoogde bewaartermijnen waarbinnen de gegevens moeten worden gewist
  • algemene beschrijving van de beveiliging van persoonsgegevens (technische en organisatorische maatregelen)

Dit staat in artikel 30 van de AVG.

Meer informatie

Met de komst de nieuwe privacywetgeving krijgen organisaties dus meer verantwoordelijkheden. U moet kunnen aantonen dat uw organisatie voldoet aan de wet. Om organisaties op weg te helpen is de Autoriteit Persoonsgegevens begin dit jaar een campagne gestart: ‘Privacy gaat iedereen wat aan’. De campagnewebsite www.hulpbijprivacy.nl geeft antwoord op praktische vragen rondom de AVG.

 

Bron: Velten Groep