Marco werkt op de binnendienst van de firma Pietersen. Hij is ziek vandaag. Dat meldt een P&O-medewerker van Pietersen bij onze inzetbaarheidsadviseur Elisabeth. Een beetje grieperig.

Alert op frequent verzuim

Elisabeth vraagt de P&O medewerker of hij zich ervan bewust is dat Marco al voor de derde keer in zes maanden ‘een beetje grieperig’ is. Bij een derde ziekmelding binnen een jaar, geeft ons systeem een seintje. Wij zijn extra alert! Deze frequentie van verzuim kán namelijk betekenen dat er meer aan de hand is: spanningen op het werk bijvoorbeeld, of problemen thuis.

De P&O medewerker beaamt wat Elisabeth opmerkt. Ze bespreken samen de verdere ziekmeldingen van het afgelopen jaar. Twee andere medewerkers van Pietersen hebben zich in de afgelopen maanden allebei ook al twee keer ziek gemeld. Wat opvalt is dat deze medewerkers allebei directe collega’s van Marco zijn. De ziekmeldingen van alle drie de collega’s duurden steeds maar één of twee dagen.

De redenen achterhalen

Elisabeth maakt een afspraak met Hans. Hans is de leidinggevende van Marco’s afdeling. Ze wil met Hans proberen de redenen van het frequente verzuim op de afdeling van Marco te achterhalen. Frequent verzuim kan namelijk de voorbode zijn van langdurig verzuim. En dat kost Pietersen veel tijd en geld. Bovendien kan frequent verzuim in de ‘cultuur’ van de organisatie sluipen: collega’s die van elkaar zien dat het gemakkelijk is om wat vaker weg te blijven van het werk en dit gedrag overnemen.

Hans en Elisabeth constateren dat de sfeer en de werkdruk op de afdeling van Marco prima zijn. Ook zijn de collega’s tevreden met de inhoud van hun werk en de arbeidsvoorwaarden. Dat zijn dus geen veroorzakers van het frequente verzuim.

Elisabeth brengt de situatie verder in kaart. Het blijkt dat er op de afdeling van Marco veel voetballiefhebbers werken met een seizoenskaart van de plaatselijke voetbalclub. Bij een thuiswedstrijd gaan de collega’s samen op stap.  Regelmatig wordt het laat. De ziekmeldingen zijn ‘toevalligerwijs’ dan ook steeds de dag na een thuiswedstrijd. Hans schrikt van deze ontdekking. Dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Duidelijkheid met een verzuimprotocol

Hoe melden de collega’s zich ziek? Hans geeft aan dat ze even een sms’je sturen naar een collega. Er zijn eigenlijk geen echte afspraken gemaakt over de manier waarop en bij wie een collega zich ziekmeldt.

Elisabeth helpt Hans bij het opstellen van een verzuimprotocol voor Pietersen. Hans geeft zijn collega’s hierdoor duidelijkheid over de werkwijze rond verzuim. De afspraken zijn voortaan voor iedereen helder:

  • Een kater is geen reden om je ziek te melden. Je kunt wel in overleg een vrije dag nemen na een voetbalwedstrijd.
  • Je meldt je persoonlijk per telefoon ziek bij je leidinggevende.
  • Bij drie of meer ziekmeldingen per jaar volgt een gesprek tussen medewerker en leidinggevende.

Op de afdeling van Marco melden de collega’s zich voortaan minder vaak een dagje ziek.

Jorien is niet meer werkzaam bij Assist Verzuim.

Heeft u vragen over dit blog of de inhoud hiervan neem dan gerust contact met mij op.

Bernie Berentsen-Blom
Operationeel manager inzetbaarheid