Victor belt mij op. Ik ken hem uit mijn voetbalnetwerk. “Walter, ik wil je graag om advies vragen. Ik werk voor een grote werkgever en wij hebben een aanbesteding gedaan voor onze arbodienstverlening maar we hebben geen enkele inschrijving gekregen. Wil jij eens met me meedenken? Hoe kijken Arbodiensten tegen een aanbesteding aan?” Uiteraard denk ik graag met Victor mee en geef ik hem 3 tips tijdens ons marktconsultatiegesprek. Tips die ik ook graag met u deel. Of u nu verplicht bent aan te besteden of ‘gewoon’ op zoek bent naar een goede arbodienst.

  1. Benadruk de dienstverlening en houd het programma van eisen beperkt.

Weet wat voor u belangrijk is. Noteer eerst uw wensen en (wettelijke) eisen. Maak hiervoor gebruik van uw ervaring. U weet het beste wat u prettig vindt bij uw huidige arbodienst en ook wat u liever anders zou zien. Zorg voor inzicht in uw verzuim, de oorzaken, de adviezen en de cijfers. Vraag ook eens naar de wensen van uw (zieke) medewerkers. Formuleer een duidelijk doel op gebied van verzuim en een visie op verzuimbegeleiding. Dit is de basis voor de aanbesteding. De meeste vragen in de aanbesteding zouden hierop gebaseerd moeten zijn. Aangevuld met een zo beperkt mogelijk programma van eisen. Het is onlogisch dat de arbodienst meer tijd zou moeten besteden aan kleine details dan aan de belangrijkste doelen. Kies altijd voor een maatwerk aanbestedingsdocument en niet een standaard vragenlijst. Deze sluit bijna nooit aan bij uw wensen en doelen.

  1. Begin met verzuimbegeleiding en oriënteer later op preventie.

We zien regelmatig aanbestedingen met veel vragen over preventie. Vaak blijft de verzuimbegeleiding dan onderbelicht.  Wij werken al jaren succesvol met de volgende methodiek:

Fase 1: Verzuimmanagement

Fase 2: Risicomanagement

Fase 3: Gezondheidsbevordering.

In onze visie begint het altijd met een goede begeleiding van de zieke medewerkers. Dat geeft direct belangrijke inzichten in de risicogroepen binnen de organisatie. Als we grip hebben op arbeidsongeschikte medewerkers en de risicogroepen dan verschuift de focus naar gezondheidsbevordering. Onze ervaring leert dat gezondheidsmanagement effectiever is als er aandacht is voor het terugdringen van verzuim. Daarom zou de belangrijkste focus in de aanbesteding de verzuimbegeleiding moeten zijn.

  1. Weet waarvoor u kiest, het Eigen Regie model.

Veel aanbestedende organisaties kiezen voor het Eigen Regie model. Onze ervaring leert dat werkgevers lang niet altijd op de hoogte zijn van de werkwijze van dit model. Het Eigen Regie model is met de nieuwe privacywetgeving erg complex geworden. Dit resulteert vaak in onverwachte kosten als de arbodienstverlening opgestart is. Geef daarom in de aanbesteding ruimte voor alternatieve modellen. En ook alternatieve oplossingen zoals een taakgedelegeerde casemanager of een Arboverpleegkundige.

 

Inmiddels heeft Victor een succesvolle aanbesteding achter de rug en is hij mede dankzij deze tips erg tevreden met de keuze voor de arbodienst. Als de vraag duidelijk geformuleerd is dan levert dat snel en goed resultaat op voor zowel de werkgever als de arbodienst. Denk goed na over de aanbesteding. Er is in arbodienstverleningsland meer mogelijk dan u denkt.

Wilt u advies?

Nog een laatste tip, heeft u een contract bij een arbodienst? Zeg deze dan voor 1 oktober (pro forma) op. Zo heeft u de mogelijkheid om te oriënteren op een nieuwe arbodienst per 1 januari en kunt u altijd beslissen om bij de huidige arbodienst te blijven. Nog meer vragen? Neem dan gerust eens contact met me op. Ik denk graag mee over uw aanbesteding.